Sí, entendemos por qué te gustaría jubilar Excel o, al menos, relegarlo al papel para el que está pensado, que es el de hacer cuentas. No te fías del copiado de datos de una factura a otra porque puede haber errores, no facilita un análisis profundo de datos como para sopesar pérdidas o ganancias, y no quieres estar continuamente navegando entre hojas y libros. Los programas de facturación son la alternativa que estás buscando.

 

Al contrario de lo que sucede con Excel, que está diseñado para hacer operaciones matemáticas y estadísticas, el software de facturación sirve para diseñar, gestionar y analizar facturas, lo que permite un control mayor. Por eso merece la pena plantearse su uso, y por eso queremos ayudarte a elegir el que mejor se adapta a ti.

Mejores programas de facturación 2020

Hablamos de un software informático para gestionar el envío y recepción de facturas para autónomos y pymes. Más adelante profundizamos en el concepto, en qué cabe esperar de este tipo de herramientas y cómo elegir, pero empezamos con un enfoque más práctico que te aclarará dudas. Estos son nuestros mejores programas para facturar tanto en local para instalar en tu ordenador como en la nube.

 

1. ZFactura para Windows (local)

Programa de facturación ZFactura para Windows

Que permita gestionar facturas de compra y de venta, proforma, rectificativas, periódicas o electrónicas ya va más allá de lo mínimo que se le exige a este tipo de programas, pero Zfactura 2020 para Windows ofrece mucho más. Incluye un gestor documental para vincular archivos, imágenes o PDF, entre otros, a productos, clientes y facturas, de manera que si envías un presupuesto por email y el receptor lo devuelve firmado, se puede guardar vinculado al número de presupuesto, como ejemplo de uso.

Permite enviar correos masivos como las newsletter con imágenes, tiene corrector ortográfico y soporte para Microsoft Outlook y realiza copias de seguridad automáticas, entre otras ventajas. Y todo, claro, cuidando la protección de datos en virtud de la RGPD.

Puedes usarlo de manera gratuita con hasta 10 productos o clientes, 50 presupuestos y facturas al año y en un solo ordenador, lo que te servirá de prueba. La personalización es sumamente versátil, así que a partir de ahí puedes obtener las versiones estándar, profesional y personalizado por 99, 199 y 399 euros respectivamente.

 

Mira bien las peculiaridades de cada uno y compáralas con tus necesidades. Por ejemplo, si solo quieres hacer facturas al estilo tradicional de manera ilimitada y llevas la contabilidad siempre en el mismo ordenador de empresa, puede ser suficiente con la versión estándar. Pero si tienes varias tiendas WooCommerce o Prestashop, quieres enviar boletines, gestionar facturas electrónicas y contar con agenda y avisos, entre otras cosas, es recomendable hacerte con la versión personalizada.

 

2. ZFactura para Mac OS (local)

Programa de facturación nativo para Mac ZFactura

Tiene las utilidades descritas, pero es compatible con el sistema operativo de Apple Mac OS Catalina. Recuerda que permite integrar facturas de compra, de venta, rectificativas, automáticas y electrónicas, así como recibos bancarios y documentos en el marco de la norma SEPA.

 

Las tarifas son las mismas que en ZFactura para Windows, desde la versión gratuita a la personalizada, que cuesta 399 euros. Un precio asequible que permite gestionar productos, clientes, presupuestos y facturas de manera ilimitada, en tantos dispositivos como quieras e incluso en varias empresas. Se une a funciones también útiles como el envío de noticias tipo newsletter y los campos adicionales exclusivos diseñados por Ziclope, también disponibles en la versión para Windows.

 

3. ZFactura Cloud (nube)

Software de facturación en la nube ZFactura Cloud

El sumun de la compatibilidad es ZFactura Cloud, pues es válido para Mac OS X, iOS, Android, Linux o Windows. Los datos se almacenan en la nube, lo que supone una ventaja importante: puedes acceder a los datos desde cualquier lugar del mundo, cuando y donde quieras, en tiempo real y con todo sincronizado entre sistemas operativos. Y sin riesgo de pérdidas de datos por errores de disco o virus.

 

Las utilidades y funciones son las de la gama ZFactura, y para familiarizarte con ellas puedes solicitar una demo gratuita sin compromiso. Una vez te convenzas de su potencial, puedes pagar 199 euros por la versión profesional, utilizable por hasta cinco usuarios y con campos adicionales definibles; o bien 399 euros por la versión personalizada, que pueden utilizar hasta 10 usuarios y tiene campos adicionales diseñados por Ziclope. La tarifa plana de 19,95 euros + IVA en ambos garantiza el soporte técnico y actualizaciones.

 

4. ZGestión para Windows (local)

Programa de gestión y facturación ZGestión para Windows

ZGestión es más que un software de facturación, pues no solo permite gestionar facturas, recibos con alguna función adicional. Los autónomos y empresas que manejan volúmenes importantes de documentos y datos necesitan ir más allá e integrar el control de stock y almacén o los tickets de venta (TPV), entre otros.

 

Un gestor documental como este permite vincular documentos a productos, clientes y facturas, incluyendo el almacenamiento de documentos escaneados como PDF, imágenes o archivos procedentes de procesadores de texto. La idea es tenerlo todo en la misma aplicación, y desde esta poder organizar según importe, plazos y vencimientos calculados por el sistema en función de la forma de pago de cada factura.

 

Integra un soporte de código de barras QRCode que permite imprimir etiquetas de productos codificados con este y otros formatos. Facilita la creación de grupos de permisos y usuarios, lo que permite, por ejemplo, abrir o restringir determinada información a trabajadores según su responsabilidad y rol. Destaca la figura del comercial, que no solo tendrá acceso a la información que la empresa considere. Las comisiones que se le deben abonar serán calculadas por el mismo software.

 

5. ZGestión para Mac (local)

Aplicación de facturación nativa para Mac ZGestión

ZGestión, además de las mencionadas, incorpora funciones también presentes en la gama ZFactura, de las que te hemos hablado: posibilidad de enviar correos masivos a clientes y proveedores, soporte para copias de seguridad automáticas, soporte nativo multilenguaje, corrector ortográfico o informes interactivos, entre otras funciones.

 

La versión para Mac es igual que la de Windows y está sujeta a los mismos precios. De manera gratuita puedes obtener una versión básica limitada a 10 productos y clientes, 50 presupuestos y facturas al año, de uso en un ordenador y sin envío masivo de emails, recibos o remesas SEPA, factura electrónica ni campos adicionales. Hay tres planes más: el estándar, el profesional y el personalizado, a 199, 299 y 599 euros respectivamente, que van incrementando sus funciones.

 

Además, por 14,95 euros al mes más IVA se puede contratar el mantenimiento opcional, que da a acceso a todas la nuevas versiones y soporte técnico prioritario, incluyendo la vía escritorio remoto si fuese necesaria. En caso de no contratar esta opción, se pueden adquirir las actualizaciones con un 40% de descuento sobre el precio de licencia original.

 

Cabe mencionar, además, que el software compatible con Apple Mac OS Catalina, lo último de la empresa tecnológica.

 

6. ZGestión Cloud (nube)

Programa de facturación online ZGestión Cloud

Permite disponer de todas las funciones de la línea ZGestión en la nube, lo que permite acceso en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo, tenga sistema operativo Mac OS, iOS, Android, Linux o Windows.

 

La versión profesional cuesta 299 euros y, como sucedía con Zfactura Cloud, permite la creación de hasta cinco usuarios y campos definibles por ellos mismos. La versión personalizada, en cambio, cuesta 599 euros y puede ser usada por hasta 10 usuarios, con campos adicionales diseñados por Ziclope y conectar a tienda online WooCommerce o Prestashop. La cuota mensual de 29,95 euros más IVA incluye mantenimiento, acceso a nuevas versiones y alojamiento en potentes servidores Microsoft SQL Azure.

 

Programas de facturación: guía para elegir el tuyo

Estarás pensando: “Yo lo que quiero es un programa lo más completo posible considerando las características de mi empresa, que me ayude a llevarlo todo correctamente y no tener problemas con Hacienda”. Poder ejercer un control total no solo te ayudará a estar al día de tus obligaciones, sino acometer los análisis necesarios en las cuentas para extraer conclusiones y aplicar las mejores necesarias.

 

Es cierto que cada empresa tiene sus características, de manera que alguien que acaba de empezar y simplemente quiere familiarizarse con la facturación requerirá un software básico como el que aportan las versiones gratuitas de ZFactura y ZGestión. Pero una empresa que tiene cierta trayectoria y ha experimentado un crecimiento tangible, debe contar con herramientas más avanzadas. Veamos, punto a punto, cómo elegir.

 

Qué es un programa de facturación

Un programa de facturación es un software informático que se puede gestionar desde un dispositivo electrónico o desde la nube. En esencia, lo que permite es gestionar y controlar el envío y recepción de facturas de bienes y servicios, por lo que puede ser utilizado por autónomos y por empresas de cualquier tamaño.

 

Así, gracias a su configuración, permite automatizar tareas como la numeración de facturas, además de enviar correos de forma automática o generar facturas periódicas, lo que permite ahorrar tiempo y esfuerzo. Son documentos que luego se pueden localizar y buscar fácilmente en el propio software, que también es capaz de mostrar una evolución de la facturación para llevar un control total de cobros y pagos.

 

Por lo tanto, va mucho más allá de lo que un simple libro de Excel puede hacer, pues este está pensado para los cálculos matemáticos y estadísticos, y no para la gestión integral de facturas y presupuestos.

 

Tipos de programas de facturación

Hemos abordado una definición general, pero dentro del concepto mismo de los programas de facturación se establecen diferentes clasificaciones según funcionalidades. Repasamos brevemente algunos tipos específicos.

 

De contabilidad y facturación

Un software básico de facturación permitirá integrar un número limitado de proveedores, clientes y facturas, pero con una versión más avanzada podrás enviar documentos bien diseñados y gestionar la contabilidad de ingresos y gastos.

 

De facturación en la nube

Se basan en el sistema cloud storage, es decir, es un modelo almacenamiento en redes de computadoras. Los datos permanecen alojados en servidores de almacenamiento virtualizados y ofrecidos por terceros, como Microsoft SQL Azure.

 

La limitación de espacio en el dispositivo personal deja de ser un problema, luego se disminuyen costes de almacenamiento y este resulta más flexible. Los datos quedan bien protegidos ante errores de sistema o virus, y el intercambio de información ente dispositivos es más fácil y directo. Así, se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.

 

De facturación para pymes

El de pyme es un concepto amplio, pues abarca desde la microempresa que consta de 10 trabajadores y un balance anual no superior a los dos millones de euros; a la empresa mediana, que tiene menos de 250 trabajadores y cuyo volumen de negocio no excede los 43 millones de euros. En medio se sitúa la pequeña empresa, con una plantilla no superior a 50 trabajadores y una facturación anual que no excede los 10 millones de euros.

 

De esto se desprende que cada empresa tiene sus necesidades, por lo que un programa de factura para pymes será, ante todo, versátil. Entre las funciones que puede o no tener están los presupuestos o facturas ilimitadas, el uso en más de un dispositivo, la agenda y avisos, el envío masivo de emails, los recibos y remesas bancarias SEPA, la factura electrónica (y facturae), la posibilidad de gestionar grupos y usuarios, el envío de noticias, el gestor documental, el conector con tienda online o campos diseñados específicamente.

 

De facturación para autónomos

El autónomo es un/a empresario/a individual, pero por las características de su actividad también pueden distinguirse varios tipos. Sucede así con los autónomos societarios, los dependientes o TRADE, los agrarios, los miembros de cooperativos, etc. Un tipo habitual, aunque no se considera como tal, es el del falso autónomo.

 

Sin entrar a valorar las circunstancias de cada cual, insistimos en que cada actividad genera sus necesidades. Hay que estudiar bien cuáles son para escoger el software de facturación adecuado.

 

De almacén y facturación

El software de almacén y facturación ofrece una gestión más integral, en la línea de la gama ZGestión. Permite el control de stock, de manera que al crear documentos de compra, como albaranes y facturas por defecto, el sistema incrementa las unidades de los productos que tenga en su base de datos. Hará lo propio con los documentos de venta, dando de baja a las existencias contenidas en ellos.

 

Programas de facturación gratuitos

Los programas de facturación gratuitos son los que tienen funciones limitadas, pero útiles para quienes empiezan y/o mantienen un volumen de facturación constante a lo largo de los años. Una persona autónoma que no cuente con más de 10 clientes habituales, que no necesite hacer más de 50 presupuestos y trabaje siempre en el mismo dispositivo, puede tener suficiente con una versión gratuita.

 

Así, otras funcionalidades como la agenda y avisos, el envío masivo de facturas, la factura electrónica o la conexión con tienda online no estarán disponibles en la misma plataforma, lo que facilitaría la gestión. En todo caso, a medida que crezca podrá mejorar la versión pagando módicas cantidades.

 

Para Windows

Con permiso de Android, Windows 10 es el sistema operativo más usado, con una cuota de mercado bastante amplia y que abarca casi la mitad frente a versiones anteriores. Una aplicación para hacer facturas que se precie debe ser compatible con Windows.

 

Para Mac

Apple diseña hardware y software, y eso garantiza una experiencia tan grata que hay personas que se han fidelizado a la empresa tecnológica. Ya no quieren otra cosa, pues a ello se unen otras ventajas como los elementos altamente visuales de su sistema operativo, la alta conectividad, la gran resistencia a virus o el diseño. Su última actualización es Catalina, y un software de facturación debe ser compatible con él.

 

¿Qué debe tener un buen programa de facturación?

Hemos ido desgranando las funcionalidades del software de facturación, pero resumimos en este apartado lo que debe tener un buen programa de facturación.

 

  • Ser versátil en las funciones. Como no todos los negocios tienen los mismos requerimientos, no todos necesitarán lo mismo. Por eso un buen software de facturación presenta funciones suficientes y escalables, es decir, se pueden ir integrando más con diferentes planes según crezcan tales requerimientos.
  • Tener buen diseño y presentar facilidad de uso. Una interfaz cómoda e intuitiva es fundamental para poder sacar el máximo partido a la herramienta. Lo ideal, además, es que se puedan reprogramar y adaptarlo a cada uso como sucede con las versiones personalizadas de ZFactura y ZGestión. Insistimos: versatilidad suficiente como para poder hacer del programa un auténtico CRM.
  • Ser compatible con los principales sistemas operativos. Con Mac OS, Windows, Android e iOS, pero también con Linux y otros. El sumun, decíamos, son las opciones Cloud.
  • Ofrecer demos gratuitas. Un cliente necesita saber si el producto y servicio suministrado van a solucionar de verdad sus problemas, sobre todo si se trata de un desembolso importante. Es honesto por parte de una empresa distribuidora permitirle el acceso para dar respuesta a su pregunta, siempre que de verdad quiera ofrecer soluciones y no, simplemente, hacer caja. Todas las versiones de las gamas Zfactura y Zgestión tienen demos gratuitas.
  • Presentar facilidad para la actualización. Los programas se actualizan para irse adaptando a la demanda de los usuarios y seguir siendo compatibles con los sistemas operativos. Las distribuidoras que los ofrecen deben dar facilidades, habida cuenta del gasto que las empresas ya han hecho. Las cuotas mensuales o las rebajas significativas de hasta el 40% son lo más honesto.
  • Ofrecer un servicio de mantenimiento completo. La asesoría para sacar el máximo partido al programa debe ser un servicio inherente, pero ofrecer una tarifa plana para beneficiarse de actualizaciones periódicas y mantenimiento es aún mejor. Este puede incluir incluso la conexión en remoto para solucionar problemas.

 

Precios: ¿cuánto cuesta un programa de facturación?

El rango de precios abarca desde los 0 euros de un servicio básico y limitado a los casi 600 de un software de facturación en la nube, a lo que se sumarían los 30 euros de cuota mensual. Es un rango de precios bastante amplio como para ajustarse a las características de cualquier empresa, y no pagar de más por funciones que no se van a utilizar.

 

Cuantas más facilidades se den mejor, por ejemplo, a través de la cuota mensual opcional para mantenimiento o, como alternativa, los descuentos atractivos del 40% en las actualizaciones.

 

Un software de facturación puede tener múltiples usos integrados en un único programa que permite un control total. Se trata de ir un paso más allá en el crecimiento de tu negocio y desechar herramientas más rudimentarias y propias de los inicios. No es solo cuestión de llevar bien la contabilidad y evitar problemas, sino de poder hacer los análisis necesarios para extraer conclusiones y aplicar mejoras. Es, en definitiva, pensar como un/a empresario/a que aspira siempre a prosperar.

 

Guía rápida: ¿Cómo elijo la solución para facturar más adecuada?

En primer lugar debemos considerar si necesitamos trabajar en local o en la nube – online, un aspecto interesante a tener en cuenta es que la versión online permite trabajar con cualquier ordenador y dispositivo, incluso a distancia sin necesidad de estar en la misma ubicación física.
Si optamos por la versión local, solo se puede tener en un mismo sistema operativo.

 

Si quiero trabajar en la nube

En este caso podemos elegir entre dos soluciones:

Si a groso modo solo necesito presupuestos y facturas la mejor elección es

zfactura cloud
ZFactura Cloud

Si necesito una gestión más completa con presupuestos, facturas, albaranes, stock, tiques y un proceso de compra integral optaré por

zgestión facturación cloud
ZGestión Facturación Cloud

 

Si quiero trabajar en local

Si queremos que los datos estén en nuestro ordenador nos decantaremos por las versiones de escritorio que se descargan e instalan en su equipo.

A diferencia de las versiones cloud hay que elegir el software en función del sistema operativo que usamos, ya que no se pueden combinar sistemas operativos distintos con las versiones de escritorio.

Si buscamos una solución sencilla para presupuestar y facturar optaremos por ZFactura que está disponible para Windows o Mac

zfactura windows
ZFactura para Windows

zfactura mac
ZFactura para Mac

 

Si queremos una solución más profesional con presupuestos, albaranes, facturas, control de stock, tpv y tiques,… tendremos en cuenta ZGestión Facturación. Disponible para Windows o Mac:

zgestion windows
ZGestión Facturación para Windows

zgestion mac
ZGestión Facturación para Mac