Ayuda » KB200 – Tutorial de facturación con VeriFactu

Introducción

Nuestros programas de facturación, ZGestión Cloud y ZFactura Cloud, se han certificado para ser Veri*Factu (normativa de la AEAT) y cumplir así con la Ley Antifraude.

Si no conoce la normativa vea la información general de VeriFactu en este enlace:
Qué es VeriFactu

Puede consultar información de Ley Antifraude en el siguiente enlace:
KB150 – Aplicación de la Ley 11/2021

Con el objetivo de adaptar los sistemas a VeriFactu hemos agregado el concepto borrador para los que trabajen con facturas directamente sin documentos preparatorios/previos como presupuesto o albarán.
Si la empresa trabaja con presupuestos o albaranes como documentos previos a la factura, es decir, se usa el botón traspasar para facturarlos y emitir factura directamente no hay grandes cambios en la forma usar la aplicación ya que se ha automatizado el proceso internamente.

Borrador de factura

Para trabajar directamente con facturas se ha introducido el concepto de BORRADOR de factura, es decir, que podemos modificar el borrador tantas veces como sea necesario como si de una hoja en «sucio» se tratase… La idea es ir confeccionando nuestra factura hasta el momento en que esté lista para ser emitida y entregada al cliente, y será en ese momento cuando tome la fecha del día en curso, y el número de factura que corresponda.

Ahora, cuando pulsamos el botón Crear en facturas de venta lo que se crea es un borrador de factura, que no tiene una numeración secuencial. Veamos las siguientes capturas de pantalla (se presentan capturas de la aplicación funcionando en Windows y Mac):

1. Crear factura de venta, observamos que se crea en modo borrador por defecto:

2. Cumplimentamos los datos de factura que sigue estando en modo borrador:

Si aún no hemos terminado de confeccionar nuestra factura definitiva podemos ir guardando el documento, e incluso imprimir y enviarlo al cliente para que lo revise.

Al ser un documento borrador se imprime con la marca de agua para evitar confusiones con facturas definitivas, que además deben imprimir un código QR que identifica a la factura en la sede electrónica de la AEAT.

Ejemplo de borrador: 

Cuando terminemos de confeccionar nuestra factura y estemos listos para expedirla / emitirla haremos uso del botón EXPEDIR. Este botón se encuentra en la parte inferior izquierda:

Observamos que toma la fecha del día, la serie y número que corresponda a la espera de pulsar el botón aceptar. En este momento será cuando se produzca su envío a la AEAT (VERI*FACTU) y se genere el QR tributario asociado al imprimir la factura o crearla en formato electrónico, como PDF, para enviarla por email, whatsapp…

Además del botón Expedir que hemos comentado anteriormente, tenemos otro botón VALIDAR que nos permite verificar en todo momento si el documento que estoy confeccionando no tiene errores que provoquen un futuro rechazo al tratar de convertirse en factura. Esta validación comprueba que el NIF esté en el censo de la AEAT, que tenga el cliente tenga informados todos sus datos, etc. El botón expedir hace uso de la validación antes de permitir emitir la factura.

Para cualquier factura ya expedida no será posible su modificación completa o eliminación. Se podrán actualizar campos no sensibles como observaciones, si está o no pagada, … En general solo será posible visualizarla, imprimirla o enviarla por email, whatsapp.

 

Trabajar con documentos previos a la factura

Si en nuestra empresa trabajamos con presupuestos o albaranes como documentos previos a la factura no tenemos la necesidad de hacer uso de borradores.
En estos casos podemos ir modificando un presupuesto/albarán y enviarlo al cliente para que revise que es todo correcto. Una vez tengamos su aprobación, haremos uso del botón traspasar/facturar que emitirá la factura definitiva a todos los efectos.

En cualquier documento de venta marcado como traspasado ya no es posible su modificación completa o eliminación. Se podrán actualizar campos no sensibles como observaciones, si está o no pagado,… Solo será posible visualizarlo, imprimirlo o enviarlo por email, whatsapp.

Tendremos que hacer uso de facturas rectificativas con mayor frecuencia para prácticamente cualquier cambio.
Lo mismo para albaranes, indicando cantidades en negativo y documentando bien cada operación.