RGPD nueva Ley de Protección de Datos europea de mayo de 2018
RGPD 2018

RGPD nueva Ley de Protección de Datos europea de mayo de 2018

En este post intentaremos mostrar de forma muy resumida los puntos que las pequeñas empresas y autónomos debemos de cumplir para evitar las sanciones de la nueva ley de protección de datos europea.

Será de obligatorio cumplimiento desde el día 25 de mayo de 2018.

¿Qué es el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos o RGPD, (GDPR en inglés: General Data Protection Regulation) es el nombre común que se da al Reglamento (UE) 679/2016.

Básicamente, es la nueva Ley de protección de datos que tendremos la obligación de cumplir.

¿Quién debe cumplir el RGPD?

Todas las empresas o autónomos, sean europeas o no, que traten datos de carácter personal de residentes en la Unión Europea.

Y si no lo cumple se arriesga a multas de hasta 20 millones de euros.

¿Qué debo hacer para adaptarme al RGPD?

  1. En primer lugar la Agencia Española de Protección de Datos AEPD ha elaborado un formulario que para autónomos y pymes en general nos ayudará a cumplir con la protección de datos. Aquí tiene el enlace al formulario FACILITA.
  2. Cuándo recabe datos de carácter personal debe obtener un consentimiento expreso. Ya no es suficiente con la omisión.
  3. Valorar riesgos de acceso no autorizados a datos de carácter personal e incorporar mecanismos para minimizarlos.
  4. Debe proporcionar los siguientes derechos al interesado:
    • Acceso
    • Rectificación, si son inexactos
    • Supresión (derecho al olvido), si ya no son necesarios o fueron recabados ilegalmente
    • A portar los datos, incluso a la competencia
    • A que se limite su uso para el tratamiento para el que se recabaron
    • Oposición a un uso posterior con fines comerciales
Facturación 2018 con RGPD
Facturación con RGPD de fondo

¿Y en qué afecta el RGPD en mi programa de facturación?

Nuestros programas de facturación ya está preparados para cumplir la nueva ley, simplemente debe tener en cuenta los apartados que detallaremos a continuación.

  • Para recabar datos personales de sus clientes a los que pretende facturar, tanto si se realiza en papel como si los recoge a través de un formulario web debe tener una cláusula informativa donde indique quién es el responsable de fichero, teléfono y dirección del mismo, así como la finalidad de los datos.

Ejemplo: texto legal de los formularios para recabar información de clientes

Responsable:

Identidad: ZICLOPE INGENIERIA INFORMATICA SL – NIF: B73328718 

Dirección: Calle Tenor Santiago Sanchez 30

Teléfono: 910 082 082  

Email: info@ziclope.net

Tratamos la información facilitada con el fin de prestarles el servicio solicitado y realizar la facturación correspondiente. Los datos que proporcione se conservarán mientras continúe nuestra relación comercial o durante los años necesarios para cumplir con la legalidad fiscal. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Usted tiene derecho a conocer si en ZICLOPE INGENIERIA INFORMATICA SL estamos tratando sus datos y en consecuencia tiene derecho a acceder a sus datos, rectificar los datos inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios.

Si además de facturar quisiéramos enviarle publicidad a los clientes deberemos añadir explícitamente otra cláusula en la que se indique como por ejemplo:

Solicito su autorización para ofrecerle productos y servicios relacionados con los solicitados y fidelizarle como cliente.

En la que tendremos la opción de indicar SÍ o NO de forma unívoca. Además esto es aplicable tanto en papel como en formulario web.

OJO! si marca la opción NO nunca debemos enviarle publicidad.

  • Cuando enviemos por email facturas desde nuestros programas de facturación debemos incluir un aviso legal similar al que se muestra a continuación:

En cumplimiento con el RGPD obligatorio desde el 25 de mayo de 2018, le informo que sus datos de carácter personal son gestionados por el responsable ZICLOPE INGENIERIA INFORMATICA SL, tras habernos facilitado sus datos de manera voluntaria para recibir información de nuestros productos y/o emitirle la factura legal si corresponde. El usuario tiene derecho de acceso, rectificación, limitación o suprimir (derecho al olvido) los datos enviando un correo electrónico a info@ziclope.net.

 

 

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