Conocimiento Base » KB142 – Guía rápida sobre facturación electrónica

  • Artículo: KB142
  • Software: ZFactura, ZGestión.
  • Versión: Versiones 2011 vol 2 y posteriores.
  • Modificado: 08/06/2011.

Solución

¿Qué es una factura electrónica?

Es un documento digital que tiene la misma validez que la factura tradicional en papel. Para que sea una factura electrónica válida debe contener la misma información legal que la facturas en papel y estar firmada con un certificado digital reconocido.

 

¿Cuándo NO se considera factura electrónica?

Una factura enviada por email (por ejemplo en formato PDF) no se considera una factura electrónica si no contiene una firma digital avanzada.

Nota: Los términos factura electrónica, e-factura, factura digital, factura telemática son equivalentes entre sí.

 

¿Qué es un certificado digital de firma?

Para poder firmar las facturas es obligatorio disponer de un certificado reconocido.

 

¿Y cómo consigo dicho certificado?

Lo puede obtener a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), CamerFirma, etc.

En este enlace a la Agencia Tributaria tiene un listado de entidades emisoras de certificados:

http://www.aeat.es/wps/portal/

 

¿Qué formatos de archivo son válidos para la e-factura?

Hay diversos formatos para la factura electrónica como PDF, XML, HTML, DOC, EXCEL XLS, JPEG, GIF o TXT, XML Factura-e.

Nuestros programas de facturación generan las facturas electrónicas en formato PDF.

 

¿Necesito consentimiento del cliente para facturarle electrónicamente?

Sí, se requiere el consentimiento expreso de cada cliente por cualquier medio, verbal o escrito.

Cada cliente al que desee enviarle e-facturas debe estar de acuerdo, además, en el formato en el que se va a facturar electrónicamente.

¿Cómo se debe conservar la e-factura?

El receptor de la factura electrónica debe conservar el archivo tal como se le ha transmitido (no es necesario imprimirla en papel) en un dispositivo de almacenamiento como una llave USB, Disco duro, etc.

Además debe disponer de los medios informáticos que permitan verificar la autenticidad e integridad de la factura digital.

 

¿Y cómo puedo verificar una factura electrónica?

Como hemos comentado anteriormente nuestro software genera la e-factura en formato PDF.

Simplemente descagando e instalando el software gratuito de Adobe Reader nos indicará de la presencia o no de firma de digital así como de su validez en cada factura PDF.