Conocimiento Base » KB125 – Disponer de los correos enviados en Microsoft Outlook

  • Artículo: KB125
  • Software: ZFactura, ZGestión
  • Versión: 2009 y posteriores.
  • Modificado: 06/04/2009.

Solución

Nuestras aplicaciones disponen de soporte nativo para enviar sus presupuestos, albaranes y facturas a través de correo electrónico en formato PDF. Si usa gestores de correo como Microsoft Outlook ™ le permiten disponer de la trazabilidad de todos los correos que envíe.

 

La idea fundamental es usar el sistema de reglas y alertas que dispone Outlook, de forma que los correos que enviemos con unas características determinadas sean clasificados y procesados como deseemos.

 

Vamos a detallar como simular que los correos han sido enviados mediante Microsoft Outlook ™:

1. Especificar la cuenta de correo en “Enviar copia a”.

Captura de la configuración del correo electrónico. Se accede desde la pestaña: Sistema » Configuración general » Sistema:

 

Configuración de cuenta de correo gmail, hotmail,...

Si aún no ha completado este paso vea este artículo:

KB123 – Cómo configurar su cuenta de correo electrónico gmail (google), hotmail, yahoo, etc

Debemos especificar en el campo “Enviar copia a” la cuenta que usamos en Outlook para que nos llegue una copia de cada email enviado a nuestro gestor de correo.

 

2. Configuración de Microsoft Outlook ™.

Vamos a crear una regla que nos archive los correos que enviamos a nuestros clientes en la carpeta de “Elementos enviados” y al mismo tiempo que nos marque nuestro correo como “Leído” (De forma que desaparezca la letra negrita).

 

Pasos a seguir:

 

Clic en el menú Herramientas ⇒ Reglas y alertas.

Reglas y alertas en Microsoft Outlook

Captura de la configuración de reglas y alertas. Vista general 

Clic en botón “Nueva regla…” ⇒ Clic en botón “Siguiente”.

Reglas y alertas en Microsoft Outlook

Captura de la configuración de reglas y alertas. Condiciones que desea comprobar: Paso 1 y 2.

Aquí especificamos, en la parte superior “Paso 1: seleccione condiciones”, las condiciones que debe cumplir el correo para que sea clasificado. En nuestro caso vamos a marcar “de personas o lista de distribución” y “con cierto texto en el asunto“.

En la parte inferior, “Paso 2: edite la descripción de la regla”, vamos a hacer clic en los textos subrayados para proporcionar los valores que deseamos que se cumplan.

Hacemos clic en “mover a la carpeta especificada” y seleccionamos “Elementos enviados“.

Reglas y alertas en Microsoft Outlook

Captura de la configuración de reglas y alertas. “Mover a la carpeta de elementos enviados”.

 

Ahora clic en “de personas o lista de distribución” y escribimos la dirección de correo que deseamos monitorizar.

Reglas y alertas en Microsoft Outlook

Captura de la configuración de reglas y alertas. Especificar valor para “personas o lista de distribución”.

 

Clic en “con cierto texto en el asunto” para comprobar si cumple una parte del asunto. En nuestro caso vamos a especificar “Factura para” ya que los correos que se envian desde ZGestión y ZFactura incluyen por defecto este texto en el asunto del mensaje. Podemos introducir más como “Presupuesto para”, “Albarán para”,…

Reglas y alertas en Microsoft Outlook

Captura de la configuración de reglas y alertas. Especificar valor para “con cierto texto en el asunto”.

Finalmente hacemos clic en el botón siguiente y pasaremos a la fase “¿Qué desea hacer con el mensaje?”. Simplemente seleccionamos la casilla “Marcar como leído” y Finalizamos el asistente..

Reglas y alertas en Microsoft Outlook

Captura de la configuración de reglas y alertas. Sección: ¿Qué desea hacer con el mensaje?.